בואו נדבר רגע על אתגר שמעסיק אותנו כל הזמן – אישורי הגעה. כולנו מכירים את הסיטואציה: אתם מתכננים אירוע, שולחים הזמנות דיגיטליות עם wiwi וממתינים בכיליון עיניים לתשובות מהאורחים, ובשום פנים ואופן לא מצליחים לקבל את האישור שהם יושבים עם כפית ביד, מקדשים את הדחיינות. איך אפשר לקבל אישורי הגעה בצורה אפקטיבית? קבלו את השיטות שיכולות לשדרג את חוויית האירוח שלכם!
למה אישורי הגעה חשובים כל כך?
אישורי הגעה הם ממש לא רק רשימה של "כן" או "לא". הם עוזרים לנו:
– להבין כמה מקום צריך
– לתכנן את הכמויות של אוכל ומשקאות
– לדעת אם יש צורך בשולחנות נוספים או כיסאות
– במקרים מסוימים, להימנע מכל מיני הפתעות לא נעימות
שיטות שיכולות לעזור לכם:
1. שאלה פתוחה
– במקום לשאול "אתם מגיעים?", שאלו "מה אתם הולכים ללבוש?". זה יכול להוביל לשיחה מרתקת שתחזיר את התשובה הרצויה.
2. שימוש במדיומים שונים
– שליחת טקסטים, דוא"ל או הודעות ברשתות החברתיות. כל אחד יש לו דרך מועדפת על פני השפה הקלאסית.
3. הזמנה עם נוסח מושך
– הכנה של הזמנה עם עיצוב שמח ומיוחד יכולה לגרום לאורחים להרגיש חלק מהאירוע ולא סתם "אנשים".
4. מתנה קטנה
– אם יש לכם תקציב, חשבו על מתנה קטנה לכל מי שמאשר הגעה מראש. ההוכחה היא לעיתים בפשטות!
5. תזכורת מקדימה
– שלחו תזכורת שבוע או יומיים לפני האירוע. זה עשוי להזכיר לאורחים שלכם להודיע על הגעתם.
6. חישוב ההפתעות
– אם 20% מהאורחים אוהבים להפתיע ולהגיע על פני מועד – תכננו את הסטטיסטיקה הזו מראש.
7. אחריות קבוצתית
– קבוצת דיון או נוסע VIP שידאג להשיג אישורי הגעה – נשמע כמו פתרון תקין.
8. שאלון אישור
– בחלק מהאירועים ניתן להשתמש בשאלון קצר לגבי הגעה שיכול לגרום לאורחים לחשוב שזה משחק.
9. תחושת מוכנות
– העבירו מידע על מה שמתוכנן, אוכל מיוחד וכל דבר שיהפוך את הציפייה לדבר חיובי.
10. חווית שיתוף
– הציעו לאורחים לשתף את האירוע ברשתות החברתיות – זו הדרך להגדיל את הקהל ואת האורחים.
שאלות נפוצות
1. מה אם אקבל אישור הגעה אבל האורח לא יגיע?
– זה קורה, תכינו תוכנית גיבוי.
2. באיזה שלב כדאי להתחיל לבקש אישורי הגעה?
– כשישה שבועות לפני האירוע, זה זמן טוב.
3. מה לעשות אם אורח לא מגיב?
– תזכורת חברית יכולה לעזור.
4. האם כדאי להציע תמריצים?
– כן, תמריץ קטן יכול לעודד אנשים להגיב.
5. אילו אתרים מומלצים לייעול התהליך?
– קיימים אתרים כמו Eventbrite או Facebook Events.
6. האם כדאי לקבוע מועד אחרון?
– בהחלט, זה יוצר מוטיבציה.
7. מה אם קיבלת תשובות שונות מאורחים שונים?
– חייגו ותוודאו עם כל אחד.
8. האם עליי לברר על דיאטות שונות?
– כן, זה בנוגע לחוויית האורח.
9. כיצד כדאי לעצב את ההזמנות?
– שיהיו צבעוניות, מפתות וברורות.
10. מה עושים עם אישורי הגעה מאוחרים?
– מקבלים את זה ברוח טובה!
על ידי שילוב שיטות אלה ופנייה לאישורי הגעה לאירוע – WIWI, אתם יכולים להפוך את תהליך אישור ההגעה לקל, מהנה ואפילו לשיח מעניין. הקפיצו את האירוע שלכם והשאירו את האורחים מרוצים עם כולם באותה סירה!
